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Pour lutter contre la réunionite, Bercy pousse à l’utilisation de l’intelligence collective
Afin de combattre la multiplication des réunions, longues et bien souvent descendantes, la mission “Innovation” du ministère de l’Économie et des Finances mène une large expérimentation autour de l’intelligence collective à travers, notamment, la construction d’un simulateur de réunions.
“En tant qu’agent, vous avez probablement participé ou animé des réunions trop longues, mal organisées voire inutiles.” C’est en ces termes que la mission “Innovation” de Bercy présente son nouvel outil, baptisé “Réunio’kit”, destiné notamment à faciliter l’utilisation des méthodes d’intelligence collective, comme les hackathons, le design thinking ou encore le codéveloppement, dans la tenue des réunions au ministère.
“La mission « Innovation » a initialement pensé à mettre à disposition des collaborateurs formés à la facilitation toute la documentation et les ressources de BercyLab pour les aider dans leur travail, explique-t-on en interne. Mais en examinant cette documentation autour de l’intelligence collective, elle a réalisé que cette ressource pourrait être utile à un plus grand nombre de personnes et notamment pour accompagner les managers de projets dans l’animation de leurs équipes.”
Le dispositif se compose d’outils, de recommandations méthodologiques, mais aussi de retours d’expériences en matière de facilitation et d’intelligence collective. Les managers peuvent notamment y trouver 100 fiches réparties par objectifs de réunion. “Briser la glace”, “Partager une vision”, “Résoudre un problème”, “Générer des idées”, “Prendre une décision”, “Répartir les tâches”, ou encore “Faire un bilan” : pour chaque objectif, les managers sont conseillés sur le matériel à prévoir, le nombre de participants préconisés, le temps de préparation, le déroulé précis ou encore les points de vigilance. “Il s’agit de proposer une source d’inspiration pour améliorer les pratiques”, éclaire-t-on au ministère.
Gagner en efficacité
Et le niveau de détail est très avancé. Les managers peuvent également vérifier si la méthode choisie est transposable en visioconférence et quel est son niveau de difficulté en fonction du degré de connaissance des techniques d’intelligence collective. Afin de compléter le dispositif, Bercy indique qu’un simulateur de réunions est actuellement en cours de construction. Un outil conçu pour les agents justement peu habitués aux méthodes d’intelligence collective avec, toujours en ligne de mire, l’objectif de gagner en efficacité lors des réunions et de les rendre plus vivantes et plus dynamiques.
Le dispositif s’intègre dans le cadre d’un élan engagé par la mission “Innovation” du ministère, qui propose depuis plusieurs années une formation consacrée à la facilitation et permet de bâtir la communauté des facilitateurs. Cette formation est principalement suivie par les collaborateurs du ministère de l’Économie et des Finances, chargés d’animer des projets d’innovation au sein de leur structure ou pour d’autres structures du ministère.
Formation de facilitateurs
Leur formation s’étend sur 6 jours, comprend 4 modules répartis sur une durée de quatre mois. “Les agents y apprennent les bases théoriques de l’intelligence collective et la formation se prolonge par des accompagnements pratiques via les initiatives de BercyLab”, souligne-t-on en interne. Les facilitateurs peuvent aussi bénéficier d’un programme de formation continue avec des modules supplémentaires, notamment sur la qualification et le cadrage.
L’ambition globale est de multiplier le nombre de facilitateurs et de diffuser les méthodes d’intelligence collective au sein du ministère. Une démarche qui, comme on l’observe en interne, est aujourd’hui beaucoup plus naturelle qu’elle ne l’était il y a encore quelques années.
Article Acteurs Publics du 4 juin 2024
Article publié le 17 juin 2024.